Smlouva o zpracování osobních údajů
obchodní firma/název : _____________________
jednající/zastoupená : _____________________
se sídlem/místem podnikání : _____________________
IČ : _____________________
(dále jen „správce“)
a
obchodní firma/název : _____________________
jednající/zastoupená : _____________________
se sídlem/místem podnikání : _____________________
IČ : _____________________
(dále jen „zpracovatel“)
(společně dále jen „smluvní strany“ či „strany“)
Článek I.
Úvodní ustanovení
Tato smlouva upravuje vztahy mezi správcem osobních údajů a zpracovatelem osobních údajů, zejména pak vymezuje rozsah osobních údajů, které budou zpracovávány, účel pro který budou osobní údaje zpracovávány, dobu trvání, podmínky a záruky zpracovatele osobních údajů z hlediska technického a organizačního zabezpečení ochrany osobních údajů správce a jiných třetích osob.
Článek II.
Předmět, rozsah a účel smlouvy
1. Předmětem této smlouvy je úprava vzájemných práv a povinností mezi správcem a zpracovatelem při zpracování osobních údajů po dobu účinnosti této smlouvy v souladu s právními předpisy na ochranu osobních údajů, zejména zákonem č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů, v platném znění, a nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679 ze dne 27.4.2016, obecné nařízení o ochraně osobních údajů, v platném znění (dále společně jako „předpisy“). Zpracovatel bude pro správce zpracovávat osobní údaje získané správcem během jeho obchodní činnosti od třetích subjektů, zejména _______________________ (dále jako „subjekt údajů“) za účelem jejich dalšího využití pro účely a ve prospěch správce.
2. Účelem této smlouvy je shromažďování a zpracování osobních údajů subjektů údajů pro účely _________________ (dále jen „podstata zpracování“). Podstatu zpracování a její administraci zajišťuje zpracovatel. V průběhu administrace podstaty zpracování dochází ke zpracovávání osobních údajů ve smyslu předpisů, zejména, nikoli však výlučně, k jejich ukládání na nosiče informací, používání, předávání, třídění a analýze.
3. Zpracování osobních údajů zpracovatelem na základě této smlouvy bude probíhat manuálně i automatizovaně. Zpracovatel bude zpracovávat veškeré osobní údaje, které zpracovateli předal správce. Správce předá zpracovateli osobní údaje v rozsahu nezbytném k plnění závazků zpracovatele vůči správci dle této smlouvy.
- Správce prohlašuje, že osobní údaje zpracovávané dle této smlouvy jsou získávány v souladu s předpisy, a že osobní údaje subjektů údajů předané dle této smlouvy jsou osobními údaji subjektů údajů, kteří udělili správci souhlas se zpracováním pro účel dle této smlouvy, popř. jsou informováni o zpracování v případě, že zákonným důvodem pro zpracování je některý z důvodů uvedených v čl. 6 obecného nařízení o ochraně osobních údajů.
Článek III.
Rozsah zpracovávaných osobních údajů
1. Osobním údajem se pro účely této smlouvy rozumí jakákoliv informace týkající se subjektů údajů, která podléhá ochraně dle předpisů.
2. Zpracovatel zpracovává osobní údaje v souladu s předpisy a dle požadavků správce.
3. Zpracovatel osobních údajů zpracovává podle této smlouvy osobní údaje v tomto rozsahu (dále jako „osobní údaje“)
a) jméno a příjmení;
b) titul/oslovení;
c) adresa bydliště a korespondenční adresa;
d) telefonní číslo;
e) emailová adresa;
4. Správce má právo měnit rozsah osobních údajů zpracovávaných zpracovatelem a seznam subjektů údajů, jejichž osobní údaje zpracovatel zpracovává, dle této smlouvy i jednostranně, pokud tím neomezí nebo nezamezí poskytování služeb, s tím, že taková změna je účinná dnem uvedeným v písemném oznámení doručeném zpracovateli, nejdříve však prvním dnem následujícím po dni doručení písemného oznámení.
5. V případě, že správce předá zpracovateli v souladu s odst. 4 tohoto článku této smlouvy aktualizovaný seznam subjektů údajů a jejich osobních údajů, zavazuje se zpracovatel dodržet povinnost k likvidaci či vrácení doposud zpracovávaných osobních údajů dle čl. V. odst. 4 této smlouvy.
Článek IV.
Odměna
Za plnění dle této smlouvy zpracovateli žádná odměna.
Článek V.
Práva a povinnosti smluvních stran
1. Na základě této smlouvy pověřuje správce zpracovatele ke zpracování osobních údajů v souladu s předpisy a pokyny správce.
2. Zpracovatel se zavazuje postupovat při zpracování osobních údajů v souladu s ustanoveními předpisů a této smlouvy.
3. Zpracovatel se tímto zavazuje zajistit v souladu s předpisy technické a organizační zabezpečení ochrany osobních údajů a přijmout v dané oblasti standardně využívané opatření proti neoprávněnému nebo nahodilému přístupu k osobním údajům, k jejich změně, zničení či ztrátě, neoprávněným přenosům, neoprávněnému zpracování jakož i k jejich jinému zneužití. Tato povinnost platí i po ukončení zpracování osobních údajů dle této smlouvy. Mezi taková opatření budou patřit zejména pravidla pro práci s danými informačními systémy, nakládání s osobními údaji pouze pověřenými osobami, zajištění místností a počítačů s databázemi proti vniknutí třetích osob, tj. do těchto místností budou mít přístup pouze zpracovatelem autorizované osoby a prostory budou uzamykatelné, závazek mlčenlivosti osob zabývajících se u zpracovatele zpracováním osobních údajů, databáze s osobními údaji budou přístupné pouze na počítačích chráněných proti neoprávněnému přístupu (např. heslem nebo jiným obdobným způsobem), a tyto počítače budou zabezpečeny proti vniknutí neoprávněných osob zvnějšku, tj. zejména skrz síť internet.
- Zpracovatel se zavazuje nejpozději do 10 pracovních dnů po ukončení této smlouvy odevzdat správci všechny osobní údaje zpracovávané podle této smlouvy a správce se zavazuje tyto údaje od zpracovatele přijmout a jejich přijetí mu písemně potvrdit. Zpracovatel současně vrátí správci všechny dokumenty, materiály a nosiče dat, které jsou vlastnictvím správce, a které se v době ukončení smlouvy nacházejí u zpracovatele. V tomtéž termínu se zpracovatel rovněž zavazuje zničit všechny záložní a případné další kopie databází, které se u něj nacházejí a likvidaci těchto kopií je zpracovatel povinen písemně doložit správci formou čestného prohlášení.
5. Správce a zpracovatel se zavazují dodržovat všechny ostatní povinnosti stanovené předpisy.
6. Smluvní strany se zavazují vzájemně si neprodleně ohlašovat všechny jim známé skutečnosti a změny, které by mohly nepříznivě ovlivnit řádné a včasné plnění závazků vyplývajících z této smlouvy, jakož i eventuální případy bezpečnostních incidentů.
7. V případě, že žádost subjektů údajů související s výkonem práv subjektů údajů, směřující k činnosti zpracovatele, bude zpracovatelem shledána oprávněnou, zavazuje se zpracovatel ve spolupráci se správcem odstranit neprodleně závadný stav.
8. Dojde-li z jakéhokoli důvodu (např. z důvodu legislativních změn, rozhodnutí státního orgánu atp.) k nutnosti změny dohodnutých pravidel při plnění předmětu této smlouvy, zavazuje se zpracovatel neprodleně o této skutečnosti správce informovat. Smluvní strany jsou povinny v takovém případě zahájit jednání o změně této smlouvy.
9. Zpracovatel je povinen postupovat při poskytování plnění dle této smlouvy v souladu s předpisy, s odbornou péčí, řídit se písemnými pokyny správce a jednat v souladu se zájmy správce. Za písemnou formu se pro účely tohoto ustanovení považuje taktéž forma elektronická, prostřednictvím e-mailu. Má-li zpracovatel za to, že pokyn správce porušuje předpisy, zavazuje se správce neprodleně o této skutečnosti informovat. Zpracovatel je dále povinen neprodleně písemně upozornit správce na případné porušování povinností správce v souladu s příslušnými ustanoveními předpisů.
10. Zpracovatel se dále zavazuje:
a) zpracovávat pouze osobní údaje v podobě přesně tak, jak je získá od správce;
b) zpracovávat pouze osobní údaje odpovídající stanovenému účelu zpracování a v rozsahu nezbytném pro naplnění stanoveného účelu zpracování;
c) zpracovávat osobní údaje v souladu s účelem dle této smlouvy;
d) zpracovávat osobní údaje pouze otevřeně;
e) nesdružovat osobní údaje, které byly získány k rozdílným účelům zpracování;
f) uchovávat osobní údaje pouze po dobu, která je nezbytná k účelu jejich zpracování;
g) zachovávat mlčenlivost o zpracovávaných osobních údajích a o bezpečnostních opatřeních přijatých k zabezpečení ochrany těchto osobních údajů, a to i po ukončení této smlouvy, a dále zajistit, aby každý zaměstnanec či oprávněná osoba pověřená dílčími úkoly v souvislosti s realizací této smlouvy byla vázána povinností mlčenlivosti o osobních údajích zpracovávaných zpracovatelem pro správce ve smyslu předpisů, a to i po skončení jejich pracovního nebo jiného poměru ke zpracovateli, a aby byla poučena o možných následcích pro případ porušení této povinnosti;
h) využívat třetí osoby ke zpracování osobních údajů jako dalšího zpracovatele ve smyslu předpisů, vyjma zaměstnanců či stálých spolupracovníků zpracovatele, pouze s předchozím písemným souhlasem správce. V takovém případě se zpracovatel zavazuje zajistit splnění právních povinností týkajících se ochrany zpracovávaných osobních údajů touto třetí osobou jako dalším zpracovatelem. Zpracovatel odpovídá za plnění této smlouvy třetí osobou, jako by zpracování prováděl sám;
i) zabránit neautorizovaným osobám přistupovat k osobním údajům a k prostředkům pro jejich zpracování a dále zabránit neoprávněnému čtení, vytváření, kopírování, přenosu, úpravě, vymazání či jinému nakládání se záznamy obsahující zpracovávané osobní údaje;
j) provést opatření, která umožní určit a ověřit, komu a kdy byly zpracovávané osobní údaje zpřístupněny;
k) zajistit, aby osoby oprávněné k používání systémů pro automatizované zpracování osobních údajů měly přístup pouze k osobním údajům odpovídajícím oprávnění těchto osob, a to na základě zvláštních uživatelských oprávnění zřízených výlučně pro tyto osoby.
11. Zpracovatel se zavazuje, že ke zpracování osobních údajů bude docházet výhradně na území České republiky, nedohodnou-li se smluvní strany jinak.
12. Zpracovatel se zavazuje poskytnout správci veškeré informace potřebné k doložení toho, že dodržuje předpisy a že plní povinnosti vztahující se k osobě zpracovatele. Zpracovatel se dále zavazuje umožnit správci, případně jím pověřené osobě, provedení auditu plnění povinností zpracovatele, včetně inspekcí a poskytne správci, resp. třetí osobě správcem pověřené za tímto účelem, plnou součinnost.
13. Zpracovatel bude se správcem spolupracovat při plnění povinností správce vyplývajících z předpisů, které se týkají zabezpečení osobních údajů (včetně ohlašování a oznamování bezpečnostních incidentů) a posouzení rizik zpracování osobních údajů. Zpracovatel bude dále prostřednictvím vhodných technických a organizačních opatření správci poskytovat součinnost při plnění povinností Správce, reagovat na žádosti subjektů údajů týkajících se jejich práv vyplývajících ze zpracování jejich osobních údajů správcem či zpracovatelem.
14. Zpracovatel odpovídá správci za jakoukoli majetkovou či nemajetkovou újmu vzniklou správci z důvodu, že zpracovatel a/nebo jeho zaměstnanci či jakékoli osoby, které zpracovatel využije k poskytování služeb pro správce, poruší jakékoli své povinnosti uvedené v této smlouvě a/nebo v předpisech. Za účelem vyloučení jakýchkoli pochybností smluvní strany konstatují, že za újmu správce se považují rovněž jakékoli pokuty, které budou správci uloženy v důsledku porušení jakékoli povinnosti zpracovatele podle této smlouvy a/nebo v předpisech.
Článek VI.
Důvěrnost informací
1. Strany se dohodly zachovávat v důvěrnosti informace týkající se obsahu této smlouvy
a plnění této smlouvy. Strany se zavazují zdržet se poskytování informací poskytnutých v souvislosti s touto smlouvou třetím osobám bez předchozího písemného souhlasu druhé strany, s výjimkou právních zástupců a daňových poradců.
2. Ustanovení o důvěrnosti nepozbývají platnosti ani ukončením platnosti ostatních částí této smlouvy.
Článek VII.
Doba trvání smlouvy
1. Tato smlouva se uzavírá na dobu neurčitou.
2. Kterákoliv ze smluvních stran je oprávněna tuto smlouvu písemně vypovědět bez udání důvodu. Výpovědní doba činí 2 měsíce a počíná běžet od prvého dne měsíce následujícího po měsíci, v němž byla výpověď doručena druhé smluvní straně.
3. Zjistí-li správce, že zpracovatel porušuje povinnosti mu stanovené předpisy nebo touto smlouvou, na tuto skutečnost zpracovatele upozorní a poskytne mu přiměřenou lhůtu pro nápravu, nejméně však 14 dní od zjištění takového porušování povinností. Pokud nedojde v této dodatečné lhůtě ze strany zpracovatele k nápravě, je správce oprávněn od této smlouvy odstoupit bez výpovědní doby. Odstoupení od smlouvy musí být učiněno písemně a doručeno zpracovateli. Smlouva zaniká ke dni doručení odstoupení. Odstoupením se smlouva od počátku ruší.
Článek VIII.
Závěrečné ustanovení
1. Platnost a účinnost této smlouvy nastává okamžikem jejího podpisu oběma smluvními stranami.
2. Tato smlouva je vyhotovena ve dvou stejnopisech, z nichž každý má platnost originálu. Po podpisu této smlouvy obdrží správce i zpracovatel jedno vyhotovení této smlouvy.
3. Otázky touto smlouvou výslovně neupravené se řídí předpisy a dalšími obecně závaznými právními předpisy České republiky.
4. Strany se zavazují, že v případě sporů o obsah a plnění této smlouvy vynaloží veškeré úsilí, které lze spravedlivě požadovat, k tomu, aby tyto spory byly vyřešeny smírnou cestou, zejména aby byly odstraněny okolnosti vedoucí ke vzniku práva od smlouvy odstoupit nebo způsobující její neplatnost.
5. Pokud by se v důsledku změny právních předpisů nebo jiných důvodů stala některá ustanovení této smlouvy neplatnými nebo neúčinnými, budou tato ustanovení uvedena do souladu s právními normami a smluvní strany prohlašují, že tato smlouva zůstane ve zbývajících ustanoveních v platnosti, neodporuje-li to jejímu účelu nebo nejedná-li se o ustanovení, která oddělit nelze.
6. Tuto smlouvu je možné změnit pouze písemnou formou v podobě řádně očíslovaných dodatků, přičemž podpisy zástupců obou stran musí být na téže listině.
7. Smluvní strany prohlašují, že si tuto smlouvu přečetly a porozuměly jejímu obsahu, a že smlouva přesně vyjadřuje jejich pravou a svobodnou vůli, na důkaz čehož níže připojují vlastnoruční podpisy oprávnění zástupci obou smluvních stran.
V __________ dne __________ V__________ dne__________
____________________________ _____________________________
správce zpracovatel